Het wetsvoorstel van Groen Links voor het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon binnen organisaties maakt veel tongen los. “Een heel nuttige discussie”, aldus Cor van Duinhoven, trainer, auteur en externe vertrouwenspersoon. “Als bedrijven de vertrouwenspersoon zichtbaar en toegankelijk maken binnen de organisatie, kan hen dat écht helpen om verzuim te voorkomen.”

Waar mensen zijn, zijn conflicten. Zo is het altijd al geweest en zo zal het altijd blijven. Dat neem je met een vertrouwenspersoon niet weg. Maar met een vertrouwenspersoon geef je de medewerkers wel de ruimte om de onvrede in een veilige omgeving te kunnen ventileren. In veel gevallen is het vooral een uitlaatklep.

Kans voor organisaties

“Het inzetten van een vertrouwenspersoon wordt door organisaties nog wel eens als een bedreiging gezien: ‘want die zijn er toch voor de medewerkers’. Onterecht, want het is voor organisaties echt een kans. Het inzetten van een vertrouwenspersoon helpt je eventuele conflicten vroegtijdig in de kiem te smoren en je voorkomt er sluimerende onrust en langdurige problemen of verzuim mee. Als vertrouwenspersoon help je een medewerker opgekropte frustraties te uiten en vanuit een neutraal perspectief naar de situatie te kijken. En alleen al het van zich af praten kan soms de oplossing zijn in de onvrede die iemand ervaart. Niet in alle gevallen uiteraard, maar je vangt hiermee al het merendeel van eventuele onrust op. En de cases die overblijven komen op deze manier aan het licht en alleen zo kan er iets aan gedaan worden.”

Gaan voor een interne of externe vertrouwenspersoon?

Welke afweging zou een bedrijf moeten maken in de keuze voor een in- of externe vertrouwenspersoon? Een interne vertrouwenspersoon is misschien laagdrempeliger om bij binnen te stappen. Een nadeel kan zijn dat deze persoon niet helemaal het vertrouwen krijgt, omdat je elkaar goed kent en hij/zij ook een mening kan hebben over personen of beleid binnen de organisatie. “In principe zou het niet uit moeten maken, want een vertrouwenspersoon heeft te allen tijde geheimhoudingsplicht. De drempel om naar een vertrouwenspersoon te stappen kan echter anders ervaren worden bij een interne of externe vertrouwenspersoon. Zonder het wc-eend syndroom toe te passen, is het voordeel van een externe vertrouwenspersoon dat door de afstand tot de organisatie er geen mening is over mensen die er werken of het beleid dat er gevoerd wordt. Dit kan veiliger voelen. Een combinatie van beide, dus zowel een in- als externe vertrouwenspersoon aanstellen, is misschien wel de ideaalsituatie. Medewerkers hebben dan de keuze om hun verhaal te doen bij diegene die op dat moment het best past in de betreffende situatie.

Zichtbaarheid in organisaties

De weg naar de vertrouwenspersoon wordt nog niet altijd even goed gevonden. Dit verbeteren begint bij het zichtbaar en vindbaar maken van de vertrouwenspersoon in de organisatie. “Door hele eenvoudige oplossingen als poster in de gangen, bij het koffieautomaat of via intranet, vergroot je de zichtbaarheid al. Neem het op in de maandelijkse personeelsnieuwsbrief, schenk er aandacht aan tijdens het introductieprogramma bij indiensttreding en laat leidinggevenden het tijdens een-op-eengesprekken met medewerkers benoemen.”, aldus Cor. “Vergeet daarbij niet de informatie in meerdere talen beschikbaar te maken. Vertaal niet letterlijk de tekst, maar communiceer op een manier die passend is binnen de betreffende cultuur, zodat je de drempel daadwerkelijk verlaagd.”

Cor van Duinhoven is beschikbaar als extern vertrouwenspersoon en trainer voor vertrouwenspersonen en ondernemingsraden. Voor meer informatie www.corvanduinhoven.nl