Terug naar nieuws

10 REGELS WAARMEE JOUW FEEDBACK WEL GOED UITPAKT

“Het gaat telkens verkeerd, ik kan me er zo boos over maken” verzucht mijn gesprekspartner. Ze heeft het over één van haar medewerkers. Een accountmanager die commercieel sterk is, maar te weinig afstemt met collega’s. Afspraken met klanten komen zo niet door bij collega’s van operatie. Iets dat voor het team, dat toch al klaagt over een hoge werkdruk, zorgt voor frustratie en extra werk.

In zijn adviesrol om verzuim onder medewerkers te voorkomen, komt Koen Jacobs dit soort situaties vaker tegen. Het is aan de leidinggevende om het gedrag van deze medewerker te sturen. Goede feedback geven is de sleutel van de oplossing. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Feedback wordt veelal als lastig ervaren en wanneer je het verkeerd aanpakt, kan het juist averechts werken.

Dat laatste wil je natuurlijk voorkomen. Je wilt dat de prestaties van jouw team optimaal zijn en je wilt elke trigger op overbelasting en verzuim voorkomen. Het goede nieuws is; dat kan ook! Pas deze 10 regels over feedback toe en je zal merken dat jouw feedback wel goed uitpakt.

  1. Verwachtingen
    Mensen denken soms te makkelijk dat iets duidelijk is. “Het is toch al eens gezegd of het is toch logisch”, hoor ik dan. Dat is echt een valkuil. Benoem de dingen liever een keer te veel, dan te weinig. Stel samen met je team en met medewerkers afzonderlijk duidelijke doelen op. Stel daarbij controlevragen om te beoordelen of wederzijdse verwachtingen ook daadwerkelijk helder zijn.

  2. Positief
    Leidinggevenden zijn over het algemeen sterk in het aangeven wat er allemaal niet goed gaat. Wat zou het voor de sfeer betekenen als dat omgedraaid wordt? Be positive! Positieve feedback maakt een goede energie vrij. De accountmanager in het voorbeeld communiceerde heus weleens goed. Zorg dat je daarbij bent en benoem het goede. Je zult merken dat dit gedrag versterkt werkt.

  3. Vijf staat tot 1
    Om aan te sluiten bij de vorige regel. Idealiter is de verhouding tussen positieve feedback (iets benoemen dat goed gaat) en negatieve feedback (iets benoemen dat niet goed gaat) 5 staat tot 1. Dus: 5 keer top, 1 keer flop.

  4. Hoe dan wel?
    Wanneer je iemand aanspreekt op zijn gedrag, zeg niet alleen wat je niet goed vindt. Vertel duidelijk hoe het wel moet, wat wenselijk is en welke verwachtingen je hebt. Ook hier geldt: Hoe concreter hoe beter.

  5. Direct
    Geef feedback zo snel mogelijk nadat een gebeurtenis zich heeft voorgedaan. In het voorbeeld spaarde de teammanager haar opmerkingen op voor een functioneringsgesprek. Dat is een slechte manier (sorry, maar we moeten direct zijn). Wanneer jouw feedback direct op de actie volgt, is het voor iedereen duidelijk waar het over gaat.

  6. Stap voor stap
    Leg de lat niet te hoog. Probeer jouw eigen referentiekader buiten beschouwing te laten en stem de feedback af op de capaciteiten van jouw medewerker. Rome was ook niet in één dag gebouwd. Elke keer stappen vooruit maken, geeft jullie beiden energie. Denk dus ook in subdoelen of beter; formuleer die samen.

  7. Door de dag heen
    Geef je medewerkers door de dag heen feedback. Dat lijkt misschien veel werk, maar je zult zien dat het na verloop van tijd zijn vruchten afwerpt.

  8. Een op een
    Is er wel sprake van onwenselijk gedrag geef dit dan altijd individueel terug. Doe je dit in het bijzijn van anderen, dan is de kans groot dat het een publieke afstraffing wordt ervaren. De medewerker zal dit vervelend vinden. Het gevolg? De tips voor verbetering zullen minder goed worden opgepakt en de motivatie om het de volgende keer anders te doen is lager.

  9. Zelf
    In grotere bedrijven waar bijvoorbeeld een personeelsafdeling is, zie nog weleens dat feedbackgesprekken worden uitbesteed aan collega’s van HR. Wie vertrouwen wil kweken, moet vertrouwen verdienen. Kies daarom nooit voor de gemakkelijke weg. Een feedbackgesprek doe je zelf, ook al zie je hier misschien tegenop.

  10. Haal de dingen niet door elkaar
    Als iemand zijn werk goed doet dan ben je geneigd om de minder positieve acties door de vingers te zien. De accountmanager uit het eerdere voorbeeld haalde bijvoorbeeld wel veel klanten binnen. Laat je hierdoor niet van de wijs brengen. Een medewerker verdient het om serieus genomen te worden en dus ook om heldere feedback te verkrijgen die irritatie aan de andere kant voorkomt.

Succes met toepassen van deze regels! Wil je ‘koning feedback’ worden, dan is de workshop ‘veranderbaar gedrag’ echt iets voor jou.

INTERIM-CASEMANAGER NODIG..? NEEM OOK CONTACT MET ONS OP